Problēma

Uzņēmums tajā brīdī darbojās nozarē 10 gadus, tāpēc uzņēmuma vadība vēlējās saprast, cik optimāli tiek veiktas biznesa pamatfunkcijas, vai un kādi uzlabojumi ir iespējami.

Vēlme veikt funkciju auditu bija veidojusies no vairākiem uzņēmuma vadības novērojumiem par darbinieku strādāšanu brīvdienās, noteiktu uzdevumu neizpildi, kā arī komunikācijas problēmas un konfliktsituācijas.

Tālāk jau funkciju auditā iegūtie dati tiktu izmantoti, lai definētu biznesa procesus un apakšprocesus, noteiktu skaidras funkcijas un nepieciešamos amatus, to atbildības un iesaistes līmeņus, Noteiktu nepieciešamība pēc instrukcijām, veidlapām un citiem darba dokumentiem, un tas būtu par pamatu amatu aprakstu izstrādei.

Procesa norise

Funkciju audita uzdevums – novērtēta personāla vadības darbība, galvenās funkcijas, uzdevumi, veikts salīdzinājums ar labāko praksi un  sagatavotas rekomendācijas izmaiņām:

• Personāla pārvaldības struktūrā
• Funkciju sadalījumā
• Personāla vadības procesiem uzņēmumā

Lai iegūtu nepieciešamos informāciju, tika organizētas klātienes tikšanās klienta biroja telpās, kur bija ērti veikt intervijas ar darbiniekiem. Šādu pieeju gan neizmantojam vienmēr, jo ir iespējams šo procesu organizēt attālināti – viss ir atkarīgs no klienta vēlmes.

Uzņēmuma mērķis bija caurskatīt uzņēmuma darbību kopumā, tāpēc šajā gadījumā tika veikts audits visām uzņēmuma funkcijām. Svarīgi gan piebilst, ka uzņēmuma administrācija sastāv no dažiem darbiniekiem, kā arī uzņēmuma pamata funkcijas analīzei tika izvēlēti darbinieki, lai tiktu pārstāvētas visas amata grupas.

Kopumā tika novadītas 15 sarunas ar darbiniekiem, veltot aptuveni 2 stundas katram intervējamajam. Veltīto dienu skaits ir atkarīgs no tā, cik plaši darbinieki atbild uz jautājumiem, kā uzņēmums  ieplānot laiku darbinieku intervēšanai. Audita intervēšanas procesu iespējams veikt vairākas dienas pēc kārtas vai sadalīt pa vairākām nedēļām, ņemot vērā klienta iespējas. Šajā gadījumā tika noteiktas konkrētas dienas, kad visas darba dienas garumā darbinieki tiek pēc kārtas intervēti.

Iegūtie rezultāti

Tika konstatēta nevienmērīga darbinieku noslodze starp biroja darbiniekiem – 3 darbiniekiem bija pārslodze, tomēr 2 nesasniedza mēneša vidējo normu.

Ražošanā vienam darbiniekam bija ļoti drastiska pārslodze, un principā šis darbinieks strādā katru nedēļas dienu, un tajā pašā laikā arī ražošanā 2 darbinieki nav pietiekoši noslogoti.

Šajā grafikā attēlots darbinieku uzkrāto atvaļinājumu apjoms eiro izteiksmē. Lai to aprēķinātu tika izmantota darbinieku vidējā izpeļņa, tādā veidā iegūstot precīzus skaitļus uz audita veikšanas brīdī.

Varat tikai iedomāties, kādi uzņēmumam var būt tekošā mēnesī izdevumi, ja vairāki darbinieki ar lielu atvaļinājumu uzkrājumu, izbeidz darba attiecibas. Tas gan nav vienīgais faktors, kas jāņem vērā, analizējot darbinieku atvaļinājumu izmantošanu. Darbinieka atpūtai ir tieša korelācija ar darba sniegumu, kas nozīmē to, ka darbinieks, kas ilgstoši nav izmantojis likumā noteiktās atvaļinājuma iespējas, nevar pilnvērtīgi veikt darba pienākumus vai arī tas var realizēties biežākās prombūtnēs, kā darba nespēja slimošanas dēļ.

Uzņēmuma ieguvums

Uzņēmumam funkciju audita rezultātā tika izstrādāti 27 priekšlikumi procesu optimizēšanai, kas palīdzētu uzņēmumam kļūt produktīvākam un attīstīties.

Grafikā redzams, ka katram darbiniekam ir uzskaitīti priekšlikumi darba uzdevumu izpildes uzlabošanai.

Arī ražošanas cehā lielākajai daļai darbinieku iespējama procesu automatizācija, vai administratīvo pienākumu pārskatīšana, un vienam no darbiniekiem vairāk kā puse darbam veltītā laika ir bijis iespējams pārorganizēt.

Par uzņēmumu

Privātā sektora Latvijas uzņēmums, kas nodarbojas ar kokmateriālu apstrādi.